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Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland: Alle Infos zur Umsetzung

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower Richtlinie, die erstmals EU-weit einen standardisierten Schutz für Hinweisgeber festlegt.

Das Gesetz soll den Schutz natürlicher Personen regeln, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die internen oder externen Meldestellen weitergeben (Hinweisgeber). Dies bezieht Arbeitnehmende, Beamte, Selbstständige, Gesellschafter, Praktikanten, Freiwillige, Mitarbeitende von Lieferanten sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat und sich in einem vorvertraglichen Stadium befindet, mit ein.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 02. Juli 2023 in Kraft getreten.

Was müssen Unternehmen bei der Umsetzung beachten?

Unternehmen mit 250 Mitarbeitern oder mehr, müssen sichere Meldekanäle, wie z.B. ein digitales Hinweisgebersystem, einführen. Für Unternehmen, mit 50 bis 249 Mitarbeitern, gilt eine Übergangszeit bis einschließlich Dezember 2023 zur Einrichtung eines solchen Meldekanals.
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Hinweisgeber müssen die Möglichkeit haben, eine Meldung entweder schriftlich, mündlich oder auf eigenen Wunsch hin auch persönlich abzugeben. Die interne Meldestelle wiederum hat 7 Tage Zeit, den Eingang der Meldung zu bestätigen.

Außer Frage steht, dass die Identität von Hinweisgebern strikt geschützt werden muss. Zuwiderhandlungen sind bußgeldbewehrt und können Ansprüche auf Schadenersatz begründen. Dabei ist die anonymisierte Hinweisabgabe sogar ausdrücklich erlaubt. Ferner dürfen ausschließlich die im Unternehmen beauftragten Personen Zugang zu den hochsensiblen Meldungsdaten haben. Mit geprüften und bewährten Verschlüsselungsverfahren in den Meldesystemen sorgen Unternehmen dafür, dass interne oder externe Dritte keinen unbefugten Zugriff auf die Informationen haben.

Das Hinweisgeberschutzgesetz legt zwei gleichwertige Meldekanäle fest:

Einen internen Meldekanal innerhalb der Organisation, wie beispielsweise ein digitales Hinweisgebersystem
Eine externe Meldestelle, wie z.B. beim Bundesamt für Justiz (BfJ) oder die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), sowie das Bundeskartellamt (BKartA)

Was passiert bei Nichtbeachtung des Gesetzes?

Wer einen solchen geforderten internen Meldeweg nicht einrichtet oder betreibt, muss mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro rechnen.
In anderen Fällen können Bußgelder bis zu 50.000 Euro drohen.

Warum sollten Unternehmen ein digitales Hinweisgebersystem einsetzen?

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum ein digitales Hinweisgebersystem für Unternehmen die beste Wahl ist:

Das Unternehmen handelt datenschutz- und DSGVO-konform.
Ein digitales System erleichtert die Abgabe von Hinweisen unabhängig von Ort, Sprache oder Zeit.
Der Kampf gegen Korruption und andere illegale Aktivitäten wird erleichtert.
Die Anonymität der hinweisgebenden Personen ist zu 100 % gewährleistet.
Webbasierte Hinweisgebersysteme werden von unabhängigen Anbietern außerhalb der internen IT-Infrastruktur betrieben

Werden alle Anforderungen mit dem Hinweisgeber-Portal der Bundesanzeiger Verlag GmbH erfüllt?

Das Hinweisgeberportal ist ein digitales Hinweisgebersystem und dient der Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation von Meldungen. Es stellt ein sicheres System zur Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz dar.

Welche besonderen Vorteile bietet das Hinweisgeber-Portal für die Abgabe von Hinweisen?

Vordefinierte Eingabemaske zur Einreichung der Meldung mit verschiedenen Fragestellungen. Der Hinweisgeber hat jederzeit die Möglichkeit, gemäß EU-Richtlinie eine anonyme Meldung vorzunehmen. Bei Einreichung der Meldung erhält der Hinweisgeber eine eineindeutige Fall-ID und vergibt ein Passwort.
Upload von Dokumenten und stimmenverzerrter Sprachnachricht, um die eingereichte Meldung zu belegen, die die Fallbearbeitung unterstützen kann.
Postfach für den Hinweisgeber zur Einsicht der eingereichten Meldung und zur anonymen Kommunikation mit dem Fallbearbeiter. Der Hinweisgeber hat jederzeit die Möglichkeit weitere Informationen, die der Fallbearbeitung dienen können, zu hinterlegen bzw. auf Fragen des Fallbearbeiters zu reagieren.
Zusätzliche Sicherheitsbeschränkungen wie bspw. Lösen einer Gleichung als Captcha vor der Versendung der Meldung, wodurch eine digital gesteuerte Masseneinreichung verhindert wird.
Hinweise für den Hinweisgeber, dass bei Verlust der Postfach-Zugangsdaten eine neue Meldung eingereicht werden muss. Dies dient zur Wahrung der Identität des Hinweisgebers und der Inhalte der eingereichten Meldung.
Automatische Bestätigung zum Eingang der Meldung.

Welche besonderen Vorteile bietet das Hinweisgeber-Portal zur Entgegennahme von Hinweisen und der Bearbeitung?

Übersichtliches Dashboard mit statistischen Grafiken aller Fälle mit individuellen Ansichten und Export-Funktion zur Erstellung von internen Berichten.
Personalisierte Ansicht aller Fälle durch Filter- und Sortierfunktion.
Exportfunktion in verschiedenen Dateiarten einzelner oder mehrerer Meldungen.
Durch das Auditprotokoll werden alle Aktivitäten im Backend dokumentiert und sind somit jederzeit nachvollziehbar.
Jeder Fall beinhaltet die Informationen der eingereichten Meldung. Zudem unterstützen folgende Funktionen die Fallarbeit:

Internes Dokumentationsfeld inkl. Upload von Dateien
Freitextfeld für eine Kurzbeschreibung
Erinnerungsfunktion (wiederkehrend oder einmalig) inkl. Notizfeld für die Erinnerung
Verknüpfung von ähnlichen oder in Verbindung stehenden Fällen
Information, ob der Hinweisgeber die Nachricht des Fallbearbeiters gelesen hat
Anonymisierung von abgeschlossenen Meldungen
Individuelle Benutzereinstellungen zum Monitoring wie bspw. E-Mail-Alert bei Nachrichten von Hinweisgebern, Eingang neuer Meldungen etc.
u.v.m.

Die häufigsten Fragen rund um das Thema Hinweisgeber &
EU-Whistleblowing-Richtlinie

Was besagt die EU-Whistleblower-Richtlinie?

Die Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) sieht vor, dass Hinweisgeber besser geschützt werden. Dies soll unter anderem dadurch sichergestellt werden, dass bestimmte Organisationen und Kommunen interne Meldekanäle für potentielle Whistleblower, die Missstände im Arbeitsumfeld melden, bereitstellen. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, sowie Kommunen ab 10.000 Einwohnern sind verpflichtet interne Meldekanäle einzurichten. Die genaue Ausgestaltung kann jedes EU-Land in seinem Umsetzungsgesetz (in Deutschland: das Hinweisgeberschutzgesetz) bestimmen.

Was ist der Hinweisgeberdienst für das Hinweisgeberportal?

Im Zuge des Hinweisgeber-Diensts stellen wir Ihnen sämtliche rechtskonforme interne Meldekanäle (Telefon, digitales System, E-Mail, Post, persönlich) zur Verfügung und nehmen Meldungen bedarfsgerecht für Sie entgegen. Alle Meldungen werden in einem für Sie bereitgestellten digitalen Hinweisgeberportal gebündelt. Die inhaltliche Bearbeitung der Fälle erfolgt durch Ihren Fallbearbeiter.

Was ist ein Hinweisgeber?

Ein Hinweisgeber, auch bekannt als sogenannter „Whistleblower“, ist eine Person, die öffentlich Missstände oder unethische Verhaltensweisen aufdeckt und so wichtige Informationen der Allgemeinheit zugänglich macht. In der englischen Sprache leitet sich der Begriff von „to blow the whistle“, also in die Trillerpfeife pusten ab. Dies bedeutet, dass jemand mit seinen Informationen „viel Lärm macht“ und so öffentliche Aufmerksamkeit erregt. Je nach Größe des Skandals finden solche Meldungen lokal, national oder sogar international Gehör und sorgen Aufsehen. Umso wichitger ist es frühzeitig intern Kenntnis von Missständen zu bekommen.

Worüber berichten Hinweisgeber?

Im Allgemeinen spricht man davon, dass Hinweisgeber Missstände, Ungerechtigkeiten oder Gefahren aufdecken. Hinweisgeber können dabei aus diversen Branchen kommen und somit Missstände unterschiedlicher Art aufdecken. Diese können zum Beispiel sein:

Risiken für Umwelt und Mensch
Schlechte Arbeitsbedingungen
Tierwohl
Niedrige Qualitätsstandards (zum Beispiel bei Produkten oder Dienstleistungen)
Geldwäsche
und weitere

In welchen Bereichen ist Whistleblowing durch die Richtlinie geschützt?

Meldungen, die sich auf die folgenden Bereiche beziehen, sind durch die EU-Whistleblower-Richtlinie geschützt (Auszug aus der Richtlinie):

öffentliches Auftragswesen
Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Produktsicherheit und -konformität
Verkehrssicherheit
Umweltschutz
Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
öffentliche Gesundheit
Verbraucherschutz
Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen

Wer wird durch die Whistleblowing-Richtlinie geschützt?

Geschützt sind:

Arbeitnehmer (aktuelle, ehemalige, Praktikanten und Bewerber)
Anteilseigner
Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes
Mitglieder von Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen eines Unternehmens
Selbstständige und Vertragsunternehmer
Unterstützer und Verwandtschaft von Whistleblowern

Warum wird mehr als ein Meldekanal benötigt?

Der Whistleblowing Report 2021 der EQS Group AG hat gezeigt, dass die Ausgestaltung einer Meldestelle besonders effektiv ist, wenn mehr als ein Meldekanal zur Verfügung gestellt wird.

Daher empfiehlt es sich gängige Meldekanäle wie E-Mail oder Telefon um ein digitales Hinweisgebersystem zu ergänzen. Mit dem praktischen Hinweisgeber-Dienst entfällt der Aufwand in Ihrer Organisation.

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